SM2 è un software che permette la gestione degli accessi tramite l’uso di una chiave elettronica e di Lettori di chiave.
L'utilizzo della chiave permette all'applicazione di individuare i dati relativi agli accessi e ai servizi.
SM2 analizza tali dati e gestisce gli abbonamenti, regolando il flusso degli ingressi e degli accessi ai servizi.
Il programma necessita sostanzialmente delle seguenti operazioni:
- la compilazione di abbonamenti (personalizzati o in base a modelli)
- la creazione degli orari di utilizzo dei servizi
- l’introduzione di nuovi utenti con l’inserimento dei loro dati personali.
Sono inoltre disponibili delle personalizzazioni del sistema, che permettono di ottenere le massime prestazioni a seconda delle proprie necessità, come ad esempio la possibilità di associare ad ogni evento (inserimento chiave, etc.) dei suoni.
Linea lettori
SM2, tramite i Lettori di chiave, è in grado di rilevare l'inserimento di una chiave ed i dati in essa contenuti; può inoltre dare l'abilitazione all'accesso o al servizio.
Tutti i Lettori di chiave devono quindi essere collegati ad un’unica porta seriale del PC, attraverso una linea RS485 e un convertitore.
Tale linea va configurata all'interno dell'applicazione.
Servizi
Un servizio è un raggruppamento di Lettori (uno o più Lettori) che hanno lo stesso scopo.
Se, per esempio, SM2 è utilizzato in un Centro Fitness che mette a disposizione del pubblico due saune, tre sale per i massaggi, una sala per il body building e uno studio di estetica, verranno installati due Lettori che regolano il flusso alle saune, tre ai massaggi, uno alla sala body building e uno allo studio di estetica.
In totale si avranno 4 servizi. I Servizi possono essere modificati o cancellati
Anagrafica cliente
Per la creazione degli abbonamenti devono essere inseriti dei nuovi clienti; essi possono anche essere richiamati da una lista dove sono stati preventivamente inseriti; tale lista è definita Anagrafica Cliente.
L' Anagrafica Cliente comprende: cognome, nome, luogo e data di nascita, sesso, codice fiscale, indirizzo, telefono, un campo note, data di scadenza del tesseramento, del certificato medico e foto.
E’ possibile inoltre, dopo aver registrato i dati del cliente, richiedere la stampa di un modulo per il trattamento dei dati del cliente (“Modello per la privacy”) che oltre a riportare i dati del cliente stesso riporta delle righe di testo standard, che all’occorrenza possono anche essere modificate.
E’ possibile ottenere due diverse stampe dei Clienti inseriti in archivio: una stampa con tutti i dati del singolo Cliente o dei clienti precedentemente ricercati una stampa che riporta solo alcuni campi di clienti precedentemente ricercati
Abbonamenti
Affinché un cliente possa avere l’abilitazione
ad un servizio o ad un accesso gestito da un Lettore di chiave Coges è necessario
che a questo cliente venga associata una chiave, a cui a loro volta vengono associati
dei Servizi o dei Lettori.
Devono poi essere scelte la modalità di accesso, la gestione degli orari settimanali,
le date di validità e l’ammontare dei punti.
L’insieme di tutto questo permette di creare un abbonamento.
SM2 prevede due tipi di abbonamenti:
- personalizzati (di default)
- precompilati, cioè dei modelli di abbonamento che vengono compilati dal gestore in base ad esigenze comuni a molti clienti.
Abbonamenti personalizzati
Sono personalizzati gli abbonamenti che il gestore crea su misura per un determinato
utente, per esempio con orari particolari, accessi a determinati servizi, frequenza
diversa, etc.
In questo caso l’associazione dell’abbonamento avviene in concomitanza con la sua
configurazione, all’inserimento del numero di matricola della chiave.
Gli step necessari per creare un abbonamento personalizzato sono analoghi a quelli
per il precompilato a differenza dell’assegnazione di un nome che non è richiesto
per l’abbonamento personalizzato.
Sospensione, cancellazione, ripristino ed eliminazione di un abbonamento Con il
comando Sospendi si blocca la validità di un abbonamento, che conserverà le proprie
caratteristiche, ma non darà più accesso a nessun servizio o Lettore.
Per riabilitare un abbonamento sospeso premere il pulsante Ripristina.
Verrà chiesto di confermare la chiave associata, che può anche essere cambiata.
Con il comando Cancella si termina la validità di un abbonamento o di un abbonamento
precompilato, in base alla selezione eseguita; questa operazione permette di rendere
disponibile la chiave associata per altri abbonamenti.
La cancellazione non è comunque definitiva e l’abbonamento può essere riabilitato
premendo il pulsante Ripristina. Gestione dei punti - SM2 prevede la gestione di
punti. I punti vengono assegnati dal gestore per l’utilizzo dei servizi erogati.
Al momento della configurazione dell’abbonamento per un cliente verrà inserito l'ammontare
dei punti disponibili e verrà anche stabilita l’entità del decremento per accesso
o per l’utilizzo dei servizi. E’ necessario però stabilire se la gestione dei punti
avviene per Lettore o per Servizio. Optando per la gestione a Lettore il decremento
dei punti avverrà per tutti i Lettori utilizzati dall’abbonamento. Con la gestione
a Servizio verranno invece decurtati unicamente previo utilizzo dei Servizi selezionati.
Ricerche e stampe di abbonamenti - Nella finestra “Abbonamenti” è possibile eseguire
delle ricerche in base a dei campi quali il cognome e nome dell’abbonato, il tipo
di abbonamento (personalizzato o precompilato), lo stato (attivo, sospeso o cancellato),
la matricola chiave, i punti e la data di scadenza dell’abbonamento stesso. Inserire
il campo interessato e premere il pulsante Trova. Il risultato di questa ricerca
può essere stampato in tre diverse modalità:stampa di tutte le impostazioni di un
unico abbonamento selezionato dalla lista; stampa di tutte le impostazioni di tutti
gli abbonamenti presenti nella lista; stampa di tutti gli abbonamenti presenti nella
lista, solo con le impostazioni più importanti. Si possono stampare tutti i modelli
di Abbonamento Precompilati.Gestione degli orari settimanali - La Gestione degli
orari Settimanali permette di personalizzare la configurazione della validità di
accesso ad un Lettore o ad un Servizio nell’arco di tutta la giornata, con una precisione
di 15 minuti e per tutti i giorni della settimana. Per accedere alla finestra “Gestione
Orari settimanali” selezionare il comando da Abbonamenti nel menu principale. Tale
impostazione può essere effettuata sia prima di iniziare la creazione di Abbonamenti
(o di modelli), sia durante la loro configurazione. Per creare o modificare una
Gestione Orario inserire un nome per identificare le impostazioni, abilitare o disabilitare
gli orari interessati selezionandoli con il puntatore del mouse all’interno dell’area
“ore/giorni settimana”. La sua cancellazione è possibile solo se esso non è utilizzato
in alcun Abbonamento o modello di Abbonamento
Abbonamenti Precompilati
E’ possibile creare dei modelli di abbonamento che agevolano l’inserimento
o la modifica di abbonamenti successivi.
I precompilati sono degli abbonamenti di riferimento che il gestore crea per suddividere
i clienti in gruppi di utenti a seconda delle attività e dei servizi scelti.
Per esempio il gestore di una palestra con annessa sauna prevede che un gran numero
dei suoi clienti sceglierà di frequentare la sala fitness 3 volte alla settimana
e la sauna 2 volte al mese e crea un abbonamento con queste caratteristiche.
Dopo aver compilato i modelli essi devono essere associati ai clienti che li intendono
usare, creando, in questo modo, un abbonamento.
In questa finestra è inoltre possibile creare nuovi abbonamenti, modificare o cancellare
quelli già esistenti, oppure richiedere una stampa di tutti i modelli attualmente
inseriti.
Registrazione Eventi
L’applicazione registra in archivio
tutti gli eventi più importanti che vengono generati all’inserimento della Chiave
nei Lettori.
Questi eventi, che vengono visualizzati come messaggi per l’utente sia sul display
del Lettore che sul monitor del PC, sono i seguenti:”Avvio Controllo”, “Blocco Controllo”,
“Accesso consentito”, “Tesseramento scaduto”, “Certificato Medico scaduto”, “Abbonamento
scaduto”, “Punti esauriti”, “Orario non consentito”, “Lettore non attivato”, “Nessun
abbonamento associato alla Chiave inserita”, “Abbonamento non associato a questo
Lettore”, “Chiave non riconosciuta”, “Abbonamento non ancora attivo”, “Accessi giornalieri
esauriti”, “Abbonamento sospeso”, “Servizio non ancora attivato”, “Accesso manuale”
Ogni evento viene registrato assieme all’indirizzo del Lettore dal quale è stato
generato, alla data e ora, al Cliente e all’Abbonamento associato alla Chiave che
è stata inserita.
Eventi Registrati
Per accedere alla finestra “Eventi registrati” selezionare il comando direttamente
dal menu principale File.
Gli eventi che precedono un certo periodo impostato vengono spostati in un archivio
storico (vedi Storico Eventi).
All’interno dell’archivio possono essere effettuate delle ricerche in base a diversi
campi: tipo di evento, indirizzo del lettore,
Ricerca utente (da qui è disponibile un’ulteriore ricerca per:
- abbonamento
- Chiave
- modello di Abbonamento
- data e ora
.
Inserire il campo interessato e premere il pulsante Trova.
E’ possibile cancellare o stampare tutti gli eventi rilevati dopo una ricerca.
Storico Eventi
Nello storico eventi vengono archiviati tutti gli eventi registrati che precedono
un determinato periodo preimpostato prima che vengano cancellati dall’archivio ufficiale.
Per accedere a questa finestra selezionare il comando Storico Eventi dal menu principale
File.
Per la modalità di utilizzo di questa finestra fare riferimento a quanto descritto
in Eventi Registrati.
Qui non è possibile apportare nessuna modifica, ma si possono cancellare alcuni
eventi.
Lo storico eventi è accessibile solo con il Controllo Accessi disattivato.
Segnalazione Eventi -Visualizzazioni su Lettore
I Lettori dotati di display possono visualizzare una notevole quantità di informazioni.
All’avvio del Controllo Accessi compare un testo scorrevole personalizzabile.
Ad ogni inserimento di Chiave, se l’accesso è consentito, vengono visualizzate le
seguenti informazioni:
- titolare della Chiave
- punteggio e data di scadenza dell’abbonamento
Se l’accesso non è consentito oltre al nome del cliente
vengono visualizzate le motivazioni che non hanno reso possibile l’accesso.
Visualizzazioni e segnalazioni su PC
All’inserimento della Chiave viene visualizzata su PC una finestra che riassume
l’evento generato, riportando nome e cognome del cliente, il codice della chiave
ed il Lettore in cui è stata inserita.
Questa finestra compare per qualche secondo e poi si chiude automaticamente (per
spostarla utilizzare il mouse).
Inoltre è possibile associare ad ogni evento un suono specifico che verrà riprodotto
dal PC.
